Les archives (papier et/ou électronique) des communes et des établissements hospitaliers sont soumises au contrôle scientifique et technique de l’État, exercé au niveau départemental par le Préfet et le Directeur des Archives départementales. Cela impose des contraintes dans les opérations de tri (sélection des documents à conserver/à éliminer), d'élimination d'archives et de dépôt (transfert des documents ayant atteint un certain âge). Les communes doivent produire un récolement à chaque élection municipale.

Consulter les circulaires de tri du Service interministériel des Archives de France 

Consulter le tableau de tri simplifié des Archives départementales des Vosges

 

Les éliminations

Les communes et les hôpitaux ne peuvent éliminer leurs documents sans l’autorisation du Directeur des Archives départementales agissant au nom du Préfet. Il leur faut remplir un bordereau de demande de visa d'élimination.

Télécharger le bordereau de demande de visa d'élimination

Consulter un exemple de bordereau complété

 

Le dépôt

Les communes et les hôpitaux restent propriétaires de leurs archives dont la conservation et la communication au public sont pris en charge par les Archives départementales.                 

Les communes peuvent déposer leurs archives :          

- aux Archives départementales des Vosges (convention obligatoire pour les communes de plus de 2000 habitants)                                 

- dans un service d'archives intercommunales (convention obligatoire pour les communes de moins et plus de 2000 habitants)

Les communes de moins de 2000 habitants déposent après 120 ans, leurs registres d'état civil et après 50 ans, les autres documents n'ayant plus d'utilité administrative et destinés à être conservés à titre définitif. Les hôpitaux déposent leurs archives historiques au terme des durées d'utilité administrative contenues dans les textes réglementaires en vigueur.

Remarque : Les communes doivent à chaque élection municipale obligatoirement procéder au récolement de leurs archives.

 

Récolement 2014 : - Instruction

 

Consulter l'instruction de 1993 (communes)
Consulter la charte d'archivage des communes (2009)