Don, dépôts, legs, et dation : pourquoi et comment?

La richesse des fonds et des collections des Archives départementales des Vosges est due en partie aux fonds entrés par voie, dite extraordinaire (dons, dépôts, legs ou dations). Tout particulier, entreprise, association ou syndicat, en effet, peut proposer aux Archives départementales des documents de premier intérêt pour l’histoire du département des Vosges, dont il serait propriétaire.

Don/Cession.

- Le don est le mode d’entrée le plus simple. Il consiste en un transfert total de propriété au bénéfice du département des Vosges. Il se matérialise par la signature d’un contrat de cession(contrat de cession) en trois exemplaires qui notifie le transfert de propriété.  Ce contrat permet d’établir une règle durable de communicabilité, de reprographie et de valorisation d’un fonds ou d’une pièce. Le don soumet les pièces cédées au respect de la loi sur les Archives et à l’attention du directeur des Archives départementales (protection, restauration spécifique).

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Dépôt.

- Le dépôt n’entraîne pas de transfert de propriété, il laisse l’entière propriété du fonds au déposant. Ce dernier détermine, avec le conseil des Archives départementales, les conditions de communication, de reproduction et de valorisation des documents, qui sont notifiées dans un contrat de dépôt(contrat de dépôt). Ce contrat est révocable, il prévoit la réalisation d’un support de substitution aux frais du déposant en cas de reprise des éléments déposés. Des pénalités financières peuvent également être instaurées sur délibération de l’Assemblée départementale. Le décès du déposant, la disparition de la société ou la dissolution de l’association présentent un risque pour la communication du fonds déposé. Des clauses particulières du contrat peuvent établir qu’au décès du déposant la propriété sera transférée aux Archives départementales ou que dans un délai donné (20 à 30 ans généralement), le dépôt se transforme en don.

Legs.

- Le legs est une disposition testamentaire établissant un transfert de propriété au Département lors du décès du légataire. Ce dernier peut émettre des conditions quant à la conservation et à la communication de ces documents. Le legs doit faire l’objet d’une délibération du Conseil général et remplir les conditions de légalisation : testament olographe, authentique et secret. Le legs au bénéfice d’une collectivité est exonéré de tout droit de mutation.

Dation.

- La dation correspond à l’acceptation des documents de grande valeur comme moyen de paiement de droits de succession (procédure rare).

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